Wil je volgens meer focus, structuur en overzicht gaan werken? Dan is het tijd om ook eens kritisch naar je mailbox te kijken. Heb jij orde of is het een chaos in de mailbox? In dit blog deel ik zeven tips, voor meer structuur in je werkdag. Want een goed opgeruimde mailbox zorgt voor rust en duidelijk overzicht. Het is nu tijd om meer grip op je inbox te krijgen. Met uitleg over het werken volgens een goed mappenstructuur en meer tijd voor andere taken.

#Tip 1 | Meldingen uitzetten

Om een goede start te maken, gaan we als eerste meldingen uitzetten. Wat zijn voor jou de grote afleiders? Juist, alle notificaties vanuit je mailbox. Ga deze uitzetten, dit zal direct rust geven op de werkdagen. Kijk eens kritisch naar alle notificaties die dagelijks langskomen. En sluit je mailbox bewust af, later in dit blog kom ik terug op vaste tijden voor het bekijken van je mailbox. Dus alle notificaties die je via e-mail ontvangt, ga je nu uitzetten. Dit is de eerste stap naar meer orde in de chaos, met vooral minder tijd en stress.

#Tip 2 | Uitschrijven nieuwsbrieven

Zijn er nieuwsbrieven die je niet leest? Hier ga je nu voor uitschrijven. Dit zijn veel mails die je dagelijks of wekelijks zal ontvangen, waar je niets mee doet. Deze stap zal je snel meer rust gaan geven. En weet dat je hier later altijd weer voor in kunt schrijven. Dus alle mails die niet zakelijk belangrijk zijn, ga je overzichtelijk maken. Maak hierin dus nieuwe keuzes. Of werk met een map voor nieuwsbrieven, om ze per week te bekijken. Regel is niet lezen, verwijder ze en schrijf jezelf hier uit. Dit geeft al snel meer overzicht en rust in de mailbox.

#Tip 3 | Mappenstructuur

De volgende stap is het meer overzichtelijk maken van je mailbox. Ga hiervoor mappen aanmaken, waarin je mails in kunt bewaren. Dit geeft direct ook meer rust en structuur. Want je wilt uiteindelijk een overzichtelijke mailbox. Nu ga je werken vanuit mappen. Dit is het nieuwe werken volgens e-mail marketing. Niet meer vanuit je inbox, maar vanuit diverse mappen. Volgens het mappenstructuur werk je met een goede verdeling. Als bedrijf doe je dit voor je klanten, als webshop juist meer voor overleg met leveranciers.

• Doen: alles wat je nog moet doen
• Later: hier wil je later naar kijken
• Taken: werken vanuit plan en taken
• Ter info: informatie voor later
• Wachten op: je wacht op antwoord

#Tip 4 | Kijk op vaste tijden

Hoe vaak open jij de mailbox, of staat deze de hele dag open? Dan zie je vaak veel mails langskomen. Dit is de belangrijkste oorzaak van minder focus en afleiding. Vanaf nu ga je via afspraken met jezelf werken. Mijn advies is om je mails op een vaste tijd te bekijken. Dit bespaart je tijd en stress en blijf je met focus werken. Dit noemen we werken volgens e-mail blokken. Doe dit 1 x tot 3 x per dag, ontvang je minder mails dan kan ook een keuze zijn om op vaste dagen hiermee bezig te zijn. Denk aan drie keer per week, schrijf dit ook als taak uit in je planner. Maak hierin nu bewuste nieuwe keuzes en hou jezelf hier dan ook aan.

#Tip 5 | Mail op vaste tijden

Maak ook een afspraak met jezelf hoe lang je per dag met mails bezig wilt zijn. Is deze tijd voorbij, stop hier dan ook mee. Dit dwingt je om via de planning te blijven werken. Andere mails zet je in de werkmap ‘later’ en schrijf dit als actie uit in je planner. Ga ook minder en korter mailen. Alles wat je blijft sturen, ontvang je vaak ook weer terug. Beantwoord daarom ook niet alles, weet dat je niet altijd hoeft te reageren. Stuur vooral je mails niet via de mobiel, anders blijf je hier nog veel langer op werken. Mail vooral in de middag, aan het einde van je werkdag. Anders zal je snel tussendoor weer bij een reactie gaan reageren.

#Tip 6 | Coachcall en Zoom

Maak als bedrijf goede afspraken met je klanten. Maak het juist meer persoonlijk door de keuze te maken om volgens afspraak elkaar te spreken. Wat past er goed bij je doelgroep en klanten? Zelf werk ik veel met coachcalls op vaste dagen en tijden. Past juist een Zoom gesprek meer bij jou, kies hier dan voor. En overleg met je klant waar hiervoor de behoefte ligt. Deze afspraken kan je veel mail overleg besparen. Ik weet uit ervaring dat in het versturen van mails veel tijd in kan zitten. Maak het dus meer persoonlijk en weet dat je bepaalde onderwerpen beter zo kunt bespreken. Hou hiervoor wel een vaste tijd aan.

#Tip 7: E-mail Tips

In dit blog heb ik je meer inzicht gegeven in hoe je meer bewust omgaat met e-mail marketing. Dat je altijd de basis van werken vanuit focus, structuur en overzicht moet bewaken. En ja, we worden nu eenmaal nieuwsgierig van nieuwe mails. Maar maak de juiste afspraken met jezelf. Schrijf ze ook uit in je planner. Alleen dan ga je verschil maken. Wil je juist meer tijd hiermee besparen? Nog even wat Tips & Tricks voor een extra reminder.

• Ga meer werken vanuit een planning en takenlijst
• Kijk kritisch naar alle meldingen en notificaties
• Jij bepaalt zelf hoeveel tijd je hiermee bezig bent
• Stop met de nieuwsbrieven die je niet zal lezen
• Blijf elke dag je inbox weer leegmaken
• Ga nu volgens een goed mappenstructuur werken
• Maak nieuwe keuzes en mail ook op een vaste tijd

Wil je meer tips lezen over hoe je meer uit de drukke werkdagen kunt halen? Hier zijn al meer inspiratie blogs over geschreven. Lees alles over het uitzetten van notificaties, zodat je hier direct mee van start kunt gaan. De weg naar minder chaos en meer overzicht. Ben je toe aan meer structuur als ondernemer? Kijk eens via onze diensten naar het Coaching Traject.

Lees ook